Błędy, niedociągnięcia, a czasem paraliż procesów produkcyjnych czy magazynowych nie są wyłącznie wynikiem awarii, usterek technicznych czy niewłaściwego personelu. Przyczyna często leży głębiej i wynika z faktu, że kadra zarządzająca nie podjęła wysiłku, aby całościowo spojrzeć na działalność przedsiębiorstwa poprzez przygotowanie mapy wszystkich procesów w nim zachodzących.
Czym jest mapa procesów?
Aby uniknąć sytuacji, w których w firmie proces nie postępuje z uwagi na brak osoby odpowiedzialnej, niewiedzę dotyczącą procedur czy kolejności wykonywanych działań czy kroków warto niezwłocznie wprowadzić mapowanie procesów. Mapowanie procesów to obecnie swoisty fundament każdej firmy, to najlepsza nawigacja i punkt wyjściowy do wprowadzania zmian.
Mapowanie procesów to prosty diagram, grafika, która pozwala w sposób niezwykle szybki i prosty zorientować się jakie procesy wzajemnie od siebie zależą, jaki jest zakres odpowiedzialności i decyzyjności odpowiednich osób oraz jakie dokumenty i procedury są wymagane, aby proces przebiegł w sposób niezakłócony.
Jakie procesy należy uwzględnić na mapie?
Warto podjąć wysiłek, aby umieścić na diagramie wszystkie procesy zachodzące w działach, co pozwoli spojrzeć na cały profil działalności przedsiębiorstwa w sposób holistyczny, całościowy. Nie tylko więc ważne będą procesy związane z produkcją, pakowaniem, magazynowaniem czy zamawianiem surowców, ale również te związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, finansami, controllingiem czy obsługą klienta.
Każdy dział w firmie powinien zbudować swoją mapę procesów, która następnie powinna zostać scalona w jedno. Mapowanie procesów z początku jest czasochłonne. Jednak efekty jakie można dzięki mapowaniu uzyskać bez wątpienia są warte tego poświęcenia.
Korzyści
Mapowanie procesów to nie tylko świetny obraz wszystkich mechanizmów mających miejsce w przedsiębiorstwie. To również doskonałe narzędzie kontroli, dzięki któremu kadra zarządzająca bez trudu wychwytuje błędy i niedoskonałości. Znajomość mapowania procesu pozwala w sposób błyskawiczny reagować na trudności i korygować błędy, a w dłuższej perspektywie optymalizować koszty i poprawiać wyniki przedsiębiorstwa.
Mapa procesów to również łatwiejsza nawigacja dla nowych pracowników, którzy mają możliwość w sposób szybki i nieskomplikowany zapoznać się z profilem działalności przedsiębiorstwa, najważniejszymi obszarami i osobami za nie odpowiedzialnymi.
